Spätestens seit dem Inkrafttreten der DSGVO ist es nicht mehr datenschutzkonform das Verbandbuch offen am Verbandskasten liegen zu lassen. Stattdesssen sollte es verschlossen verwahrt und nur für bestimmtes Personal zugänglich gemacht werden. Dies kommt jedoch mit weiteren Problemen, da so die Dokumentationshürde äußerst hoch ist.
Ein digitales Verbandbuch kann diese Problemstellung durch Rechte- und Rollenkonzepte umgehen. Jeder Mitarbeiter kann die mobile Anwendung auf seinem Handy installieren, kann jedoch nur die eigenen Einträge einsehen. Die Geschäftsführung oder Mitarbeiter mit Administratorenrecht haben Zugriff auf alle Daten. Daneben können noch weitere Hierarchieebenen definiert werden, wie z.B. Niederlassungs- oder Abteilungsleitung, die wiederum nur auf den eigenen Verantwortungsbereich Zugriffrechte haben.